Job Grading & Entgelttransparenz
Wenn die Organisation sich verändert, sollten ihre Strukturen mitwachsen
Aufgaben und Verantwortlichkeiten verändern sich. Gerade bei langen Betriebszugehörigkeiten denkt niemand daran, auch Stellenbeschreibungen anzupassen. In einem Unternehmen begegnete mir beispielsweise eine Stellenbeschreibung für die Zollabwicklung, die seit 1990 nahezu unverändert geblieben war. Ihre Anforderungen und ihr Umfeld hatten sich in dieser Zeit erheblich weiterentwickelt.
Ähnlich entwickeln sich häufig auch Vergütungsstrukturen. Über Jahre werden Gehaltsentscheidungen getroffen und interne Regeln festgelegt. Gleichzeitig wachsen Erfahrungswerte darüber, welche Vergütung für bestimmte Funktionen angemessen erscheint.
Mit der Beschreibung der bestehenden Jobarchitektur wird zunächst Transparenz darüber hergestellt, welche Funktionen heute in der Organisation tatsächlich vorhanden sind und wie sie über die unterschiedlichen Bereiche hinweg miteinander vergleichbar sind. Anhand nachvollziehbarer Kriterien können die Funktionen anschließend bewertet werden.
Mehr als eine Bestandsaufnahme
Eine nachvollziehbare Jobarchitektur kann für unterschiedliche HR-Fragen genutzt werden. Sie hilft, Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten zu beschreiben und sichtbar zu machen, welche Funktionen und Kompetenzen die Organisation für ihre weitere Entwicklung braucht. Damit kann HR organisatorische Veränderungen früher einordnen und mitgestalten.
Auch regulatorische Anforderungen wie die EU-Entgelttransparenzrichtlinie können ein Anlass sein, die bestehenden Strukturen genauer anzusehen. Eine nachvollziehbare Funktionsbewertung schafft die Voraussetzung dafür, vergleichbare Arbeit zu bestimmen und bestehende Vergütungsunterschiede systematisch zu untersuchen. Wenn diese Arbeit ohnehin notwendig wird, sollte daraus aus meiner Sicht mehr entstehen als die Erfüllung einer gesetzlichen Anforderung.
So ist das Projekt strukturiert
01 Projektstart und Weichenstellung
Zu Beginn klären wir Ziel und Umfang des Projekts. Wir schauen, welche Informationen bereits vorhanden sind und wie Führungskräfte, HR und Mitbestimmung einbezogen werden.
02 Bestehende Jobarchitektur abbilden
Vorhandene Funktionen und Stellenbeschreibungen werden zusammengeführt und mit der heutigen Realität abgeglichen. Wo Dokumentation und tatsächliche Aufgaben auseinanderliegen, werden die Funktionsprofile aktualisiert. Gleichzeitig werden Inkonsistenzen in der bestehenden Struktur sichtbar.
03 Funktionen bewerten und harmonisieren
Die Funktionen werden mit NextGrade® nach einheitlichen Kriterien bewertet. Die Ergebnisse werden fachlich überprüft und über die Organisation hinweg kalibriert. So wird nachvollziehbar, warum Funktionen einem bestimmten Grade zugeordnet sind.
04 Vergütungsstruktur analysieren
Anschließend wird die bestehende Vergütung den Grades gegenübergestellt. Dabei werden Muster und Auffälligkeiten sichtbar. Wir prüfen, wodurch Abweichungen erklärt werden können und wo Handlungsbedarf besteht. Erst auf dieser Grundlage werden mögliche Maßnahmen und Prioritäten abgeleitet.
NextGrade® als Bewertungsmethode
Für die Funktionsbewertung arbeite ich bevorzugt mit NextGrade®. Als zertifizierte NextGrade®-Anwenderin kann ich damit eine bereits entwickelte und nachvollziehbare Bewertungsmethodik in das Projekt einbringen. Die Anwendung basiert auf SharePoint und Excel und benötigt keine Integration in die bestehende HR-Systemlandschaft.
NextGrade® ist insbesondere für mittelständische Unternehmen mit einer überschaubaren Funktionslandschaft geeignet. Entscheidend ist dabei nicht allein die Zahl der Mitarbeiter. Bei einer sehr hohen Vielfalt an Funktionen oder komplexen Organisationsstrukturen kann eine andere Bewertungsmethodik sinnvoller sein.
Ist im Unternehmen bereits ein anderes Gradingverfahren etabliert oder passt eine andere Methode besser zur Organisation, kann ich auch auf dieser Grundlage die Projektsteuerung übernehmen. Entscheidend ist für mich, mit einer nachvollziehbaren und erprobten Bewertungsmethodik zu arbeiten, statt für ein einzelnes Projekt eine eigene Gradinglogik neu zu entwickeln.
Für den kundenspezifischen NextGrade®-SharePoint fallen einmalig Einrichtungskosten an. Laufende Lizenzkosten entstehen nicht. Der kundenspezifische SharePoint kann vollständig an das Unternehmen übergeben werden und steht ihm anschließend unabhängig von NextGrade® oder meiner weiteren Mitwirkung zur Verfügung.
Drei Fragen, die häufig früh gestellt werden:
Müssen wir anschließend alle Gehälter anpassen oder erhöhen?
Nein. Zunächst machen wir sichtbar, wie Funktionen bewertet sind und wie die bestehende Vergütung dazu aussieht. Auffälligkeiten werden analysiert, bevor über Maßnahmen entschieden wird. Nicht jede Abweichung ist automatisch unbegründet und nicht jeder Handlungsbedarf muss auf dieselbe Weise gelöst werden.
Kann dann jeder sehen, was die Geschäftsführung verdient?
Nein. Transparente Kriterien und nachvollziehbare Vergütungsstrukturen bedeuten nicht, dass individuelle Gehälter im Unternehmen allgemein offengelegt werden.
Wo werden personenbezogene Mitarbeiter- und Vergütungsdaten verarbeitet?
Personenbezogene Mitarbeiter- und Vergütungsdaten werden ausschließlich innerhalb der IT-Infrastruktur des Unternehmens verarbeitet. In NextGrade® selbst werden die Funktionen und ihre Bewertung abgebildet. Die Verbindung mit den individuellen Mitarbeiter- und Vergütungsdaten erfolgt erst anschließend innerhalb der organisationseigenen Systeme.
Ein solches Projekt läuft nicht nebenbei
Der Aufwand hängt davon ab, wie komplex die Organisation ist und welche Grundlagen bereits vorhanden sind. Aktuelle Stellenbeschreibungen und dokumentierte Vergütungsregeln erleichtern die Arbeit. Wo sie fehlen oder nicht mehr zur heutigen Organisation passen, werden sie im Projekt mit bearbeitet.
Gleichzeitig braucht das Projekt das Wissen aus der Organisation: Führungskräfte, HR und Mitbestimmung werden deshalb dort einbezogen, wo ihre fachliche Einschätzung oder eine Entscheidung erforderlich ist. Ich strukturiere und steuere diesen Prozess und übernehme auch operative Arbeit, damit nicht jede Vorbereitung bei den internen Beteiligten liegen bleibt.
Können Sie nachvollziehbar erklären, wie Funktionen und Vergütung zusammenhängen?
Im Erstgespräch können wir klären, wie transparent Ihre bestehenden Strukturen bereits sind, wo Fragen offenbleiben und welcher Projektumfang für Ihre Organisation sinnvoll ist.